Come scrivere un comunicato stampa? Se stai organizzando un evento o vuoi lanciare un prodotto, avrai sicuramente bisogno di diffondere il più possibile la notizia. Ecco come prepararne uno davvero efficace.

Se stai preparando un evento o il lancio di un prodotto, tra le fasi più importanti dell’intera organizzazione c’è sicuramente quella legata alla comunicazione. Devi infatti informare il tuo specifico pubblico di interesse (potenziali clienti, blogger, giornalisti, ecc.) e fare in modo che la notizia sia sufficientemente accattivante da essere aperta e letta con interesse. Come fare? Attraverso un comunicato stampa efficace, studiato al meglio e inviato al momento giusto.

Cos’è un comunicato stampa?

Un comunicato stampa è un documento (un PDF, un’email o un file Word) sviluppato per la comunicazione aziendale per informare le persone giuste al momento giusto a proposito di un determinato evento o prodotto. Il comunicato stampa viene infatti inviato alle persone che possano essere interessate a quello che si propone (i destinatari nel proprio target, ovviamente) o che possano pubblicarlo a loro volta in modo da ottenere risonanza mediatica. Il comunicato stampa rappresenta una fonte per clienti, giornalisti, influencer, testate o blog di settore, i quali ne devono verificare l’affidabilità e la fruibilità. Sono tutti potenziali destinatari, che sarà necessario valutare e selezionare in base al tema del proprio evento.

Come scrivere un comunicato stampa efficace? Partiamo dalla sua struttura

Il linguaggio utilizzato nella realizzazione del comunicato stampa deve rispecchiare la personalità dell’evento. Più il comunicato è breve, chiaro e ben scritto, completo di tutte le informazioni, maggiori saranno le probabilità di pubblicazione, in quanto il destinatario non dovrà metterci mano. Come nel lancio di una notizia all’interno di un giornale, anche per il comunicato stampa bisognerà seguire la regola della piramide rovesciata. Le informazioni più importanti si trovano in alto, alla base, mentre quelle più marginali costituiscono la punta, nella parte finale. Il proprio logo o quello degli sponsor deve essere inserito nell’intestazione.

Titolo e sottotitolo: il titolo deve essere breve e incisivo, in modo da far capire subito al destinatario l’oggetto del comunicato. Viene scritto in maiuscolo, in grassetto e in carattere più grande rispetto al testo. Il sottotitolo completa il titolo con le 5W della notizia: chi/che cosa, quando, dove, come, perché. Chi ha organizzato questo evento? Di cosa si tratta? Quando si terrà? Dove si terrà? Perché è stato organizzato? Queste domande sono esattamente quelle che ogni lettore si pone nel momento in cui sta leggendo qualcosa. Non è raro, per esempio, che si dia per scontato che tutti conoscano una via famosa e quindi si decide (o si dimentica) di inserire la città. Meglio non dare mai per scontato niente ed essere più che precisi, quasi maniacali.

Incipit: deve essere breve, contenere luogo e data dell’evento in modo da fornire subito al giornalista le indicazioni necessarie. Le parole chiave devono essere messe in grassetto per permettere così una lettura veloce, che possa cogliere subito gli elementi più importanti. Nell’incipit è necessario inserire anche luogo e data di invio del comunicato, per indicare al destinatario le tempistiche.

Primo paragrafo: qui viene spiegata in maniera più approfondita l’idea dell’evento, le motivazioni; vengono indicati i partecipanti e gli eventuali interventi. È necessario elencare tutti gli elementi più importanti e pubblicizzarli, in modo da convincere il destinatario a proseguire nella lettura.

Paragrafo centrale: è sempre indicato inserire una dichiarazione da parte dell’organizzatore dell’evento o di un portavoce del team che se ne sta occupando. In questo modo si dà maggiore personalità al comunicato e si coinvolge il destinatario.

Paragrafo finale: la parte finale solitamente è quella meno letta. Deve contenere un piccolo accenno alla storia (dell’azienda, del prodotto, ecc), un approfondimento o una curiosità che possa interessare i lettori e che possa dare uno spunto per un pezzo accattivante. Se l’evento ha già avuto edizioni precedenti, è bene inserire qualche riferimento al successo ottenuto.

Contatti: nella parte finale del comunicato stampa è sempre bene inserire i propri contatti, in modo che i destinatari possano avere dei riferimenti in caso necessitino di ulteriori informazioni. Nome e cognome, azienda, numero di telefono, sito web, e-mail e social sono i dati più importanti da inserire.

Come scrivere un comunicato stampa? Ti lasciamo un esempio di comunicato stampa, realizzato da AltaRoma per la kermesse di alta moda di Luglio 2016, augurandoci che possa essere esemplificativo. Buona stesura!

 

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